Как сэкономить третью часть своей жизни с помощью тайм менеджмента
Вы заметили, что время стало идти гораздо быстрее, чем еще 5 – 10 лет назад? Развитие средств связи, интернет — технологии, еще более «интеллектуальная», чем раньше, оргтехника – все предназначено для упрощения коммуникации и других сторон деятельности человека. Однако, как говорится, «кому многое дано, с того много и спросится».
Общество предъявляет к своим членам все более высокие требования, ставит задачи одна сложнее другой, и чтобы все успеть приходится призвать на помощь тайм менеджмент – стратегию, которая помогает организовать управление временем.
Содержание
Зачем нам это нужно?
Время – это ресурс, такой же, как деньги и сырье. Только, в отличие от сырья и финансов, время – ресурс не восполняемый, его становится все меньше и меньше. Освоив основы тайм менеджмента, вы получите:
- Упрощение рабочего процесса,
- Повысится эффективность рабочего процесса,
- Высвободится значительный временной ресурс,
- Вы научитесь тратить время на главное, выстраивать приоритеты,
- Сможете организовывать время точно в соответствии со своими целями.
Главное, что нужно уяснить еще на начальном этапе, изучая основы тайм менеджмента – эта стратегия не научит, как сделать все, но научит, как сделать самое важное, причем без цейтнота и потери качества.
Как управлять временем
Специалисты, профессионально занимающиеся тайм менеджментом, утверждают, что овладев его правилами, можно сэкономить треть своего времени, своей жизни. Основные принципы тайм менеджмента:
Планирование – ключ успеха. Этим занимаются не более 10% тех, кто постоянно ощущает нехватку временного ресурса. Рекомендуется накануне вечером записывать все дела, предстоящие на завтра. Конечно, на следующий день этот список может увеличиться, но костяк из важных и срочных дел будет обозначен.
Начиная с утра выполнять дела из списка, можно смело рассчитывать на 25% увеличение производительности. Сделанные дела рекомендуется вычеркивать. Другое название этого принципа – «правило шести П» (Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели).
Поставьте перед собой цели, которых вы хотите достичь. Они могут быть долгосрочными и краткосрочными. На год достаточно поставить себе от трех до пяти целей.
Исключите «пожирателей» времени. Для того чтобы управление рабочим временем было продуктивнее, заведите дневник, в котором регистрируйте ежедневные потери времени: кофепаузы с пустыми разговорами, ежечасный просмотр почты и сообщений в социальных сетях, бесцельное путешествие по программам телевидения и по сайтам в сети Интернет. Все это не приносит совершенно никакой пользы и отдаляет от достижения важных целей.
Правильно выстраивайте приоритеты. Здесь действуем по методике генерала Д. Эйзенхауера: сначала выполняем важные и срочные дела и поручения, за ними – просто важные, а в самую последнюю очередь – просто срочные.
Принцип Б. Трейси, американского бизнес – консультанта под названием «Сразу съешь лягушку». Другими словами: неприятное дело, предстоящее выполнить в течение дня лучше сделать с утра и не откладывать его. Дело сделать все равно придется, но к неприятным ощущениям прибавится продолжительный стресс и эмоциональное напряжение.
Никакого хаоса. Управление рабочим временем станет значительно проще, если не придется в грудах бумаг на рабочем столе или в ненужных файлах на компьютере искать нужную информацию. А ведь на это уходит до 25-30% рабочего времени!
Принцип итальянского социолога В Парето «20/80». Если подробнее, то это звучит так: 20 процентов усилий приносят 80 процентов результатов, а оставшиеся 80 процентов усилий приносят 20 процентов результатов.
На практике принцип Парето реализуется, если научиться вычленять в течение недели, месяца, рабочего дня те 20 % важнейших задач, на которые стоит тратить усилия, а мелкие и суетные дела и проблемы, на решение которых так непродуктивно тратится время, оставлять на заднем плане.
Принцип ограниченного хаоса. Управление временем станет эффективнее, если, ведя параллельно несколько проектов, помещать появляющиеся идеи, полученную информацию, решенные мелочи в отдельные папки. К моменту завершения работы над проектом окажется, что имеется достаточно много материала, и, самое главное, мелкие дела сложатся в единое целое, не придется отрабатывать их по отдельности, тратя драгоценное время.
Ориентируйтесь на свои биологические часы. Периоды продуктивной работы сменяются периодами спада активности – это общеизвестный факт, основанный на изучении биоритмов человека. Приведите управление рабочим временем в унисон со своими биоритмами, не планируйте ответственные дела на период спада активности.
Желательно, чтобы такие мероприятия проводились в усредненный для всех благоприятный временной интервал – с 10 до 13 часов.
Принцип мотивированного слова «нет». Упорядочить управление временем значительно помогает умение вовремя сказать «нет», предварительно проанализировав ситуацию и важность просьбы, предложения для вас. Это умение очень помогает не загружать себя новыми поручениями руководителя или просьбами сотрудников и клиентов.
В противном случае можно потратить половину рабочего дня на ненужные мелочи и переработку. Кому смело нужно говорить «нет», так это тем, кто приходит просто поболтать о том, о сем.
Помимо основных принципов существуют и другие правила тайм менеджмента, помогающие поставить управление рабочим временем на регулярную основу. Познакомиться с ними можно, широко используя инструменты тайм менеджмента:
- Специализированная литература по теме «управление временем»,
- Тренинги, семинары, курсы,
- Компьютерные программы.
Кстати, обычный блокнот, ручка, ежедневник и органайзер тоже можно назвать инструментами, благодаря которым методы тайм менеджмента организовывают рабочее пространство.
Упражнения для тренинга по управлению временем
- «Ценности и приоритеты». Для выполнения этого упражнения нужны два участника. Каждый записывает на небольших листочках десять важнейших основ и жизненных ценностей, расставляет их по степени значимости. Участники по очереди задают друг другу вопросы о важности той или иной ценности, перестраивая в итоге список приоритетов.
- «Поглотители времени». Для выполнения этого упражнения нужно построить таблицу с перечислением 5-6 поглотителей времени, возможных причин этой потери, мер по устранению. Сначала таблица обсуждается в парах, затем во всей группе.
- «Связующая нить». Для этого упражнения нужно, чтобы участники тренинга по очереди обмотали палец нитью от мотка ниток, озвучив цель, которую они хотят достичь. Цель упражнения – осознание того, что при достижении одной цели будут неизбежно страдать другие сферы жизни.
Овладев методами тайм менеджмента, пользуясь его инструментами, выполняя упражнения тренинга, можно найти ресурсы времени для того, чтобы заняться саморазвитием, общаться с близкими людьми, находить удовольствие от каждого момента жизни.
